Política de Tratamiento de Datos Personales

01 Identificación y responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Convenir Sistemas de Cobranzas S.A.S., identificada con NIT 900.234.701-4, con sede principal en la Carrera 54 No. 68-196, Piso 9, Edificio Prado Office Center, en la ciudad de Barranquilla.

Puedes contactarnos a través de las líneas PBX 605 319 8883 o 601 794 1994, personalmente en la dirección de la sede principal, o por correo electrónico a claudia.rueda@convenir.com.co o recepcion@convenir.com.co.

02 Marco legal

Esta política se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que la reglamenta parcialmente.

03 Política y finalidad del tratamiento

Las reglas y procedimientos descritos en este documento aplican a las bases de datos con información de titulares de obligaciones, clientes corporativos y sus contactos comerciales, proveedores y contratistas, peticionarios de PQR's, empleados, candidatos y usuarios en general de Convenir Sistemas de Cobranzas S.A.S., recolectada en desarrollo del objeto social de la sociedad: el ofrecimiento y la prestación de servicios de gestión y recuperación de cartera, en medios electrónicos y físicos, así como en procesos de contratación con terceros, atención de solicitudes y selección de personal y vinculación laboral.

Los datos personales bajo responsabilidad de Convenir serán utilizados para las siguientes finalidades, según el tipo de titular:

a) Titulares de obligaciones objeto de gestión de cobranza

• Contactar al titular de la obligación con el fin de adelantar la gestión de cobranza para la recuperación de cartera, dentro de los horarios, canales y frecuencias permitidos por la Ley 2300 de 2023.
• Informar el estado de la obligación, presentar alternativas de normalización y formalizar acuerdos de pago, así como hacer seguimiento a su cumplimiento.
• Registrar y conservar la trazabilidad de las gestiones realizadas —llamadas, mensajes, correos y visitas— como soporte de la operación ante la entidad contratante y ante las autoridades.
• Adelantar los procesos prejurídicos, jurídicos y de auditoría judicial derivados de la cartera encomendada.
• Atender las solicitudes de no ser contactado, de cambio de canal o de horario previstas en la Ley 2300 de 2023.

b) Clientes corporativos, prospectos y contactos comerciales

• Atender las solicitudes de información, cotización y contacto que se presenten a través del sitio web, el formulario de contacto, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, ferias o visitas comerciales.
• Elaborar, presentar y hacer seguimiento a propuestas de servicio; agendar reuniones, diagnósticos de cartera y demostraciones.
• Formalizar, ejecutar y liquidar el contrato de prestación de servicios, incluidas la facturación, el recaudo y la entrega de informes de gestión.
• Enviar información institucional y comercial sobre nuestros servicios, siempre que el titular lo haya autorizado y con la posibilidad de revocar esa autorización en cualquier momento.
• Realizar encuestas de satisfacción y análisis internos orientados a mejorar la calidad del servicio.

c) Proveedores, contratistas y aliados

• Evaluar, seleccionar y vincular al proveedor o contratista, verificando su idoneidad, experiencia y documentación legal, tributaria y de seguridad social.
• Adelantar las validaciones de debida diligencia y consulta en listas restrictivas exigidas por la normatividad aplicable y por nuestra política anticorrupción y antisoborno.
• Ejecutar el contrato u orden de compra: comunicaciones operativas, recepción de bienes o servicios, radicación de facturas, pagos y retenciones.
• Cumplir las obligaciones contables, tributarias, de reporte y de conservación documental que nos correspondan.

d) Peticionarios de PQR's y usuarios de nuestros canales de atención

• Recibir, radicar, tramitar y responder peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, así como las consultas y reclamos previstos en la Ley 1581 de 2012 y las solicitudes de actualización, rectificación o supresión de datos.
• Verificar la identidad del peticionario o de quien actúe en su representación, para responder sin exponer información a terceros no autorizados.
• Conservar la evidencia del trámite y de la respuesta como soporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.
• Analizar de forma agregada y estadística los motivos de las PQR's con el fin de mejorar nuestros procesos y canales.

e) Empleados, candidatos y practicantes

• Adelantar los procesos de selección, vinculación y contratación de personal, incluida la verificación de referencias y de la información suministrada en la hoja de vida.
• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, prestacionales, de seguridad social y parafiscales.
• Administrar el portal interno de empleados y los trámites de talento humano: certificaciones laborales, vacaciones y permisos, incapacidades y demás novedades.

Convenir no utilizará los datos personales para finalidades distintas a las señaladas en esta política, ni los transferirá o transmitirá a terceros sin autorización del titular, salvo en los casos en que la ley lo permita o lo exija, o cuando se trate de encargados del tratamiento que actúan siguiendo nuestras instrucciones y bajo las mismas obligaciones de confidencialidad y seguridad.

04 Derechos de los titulares

Convenir garantiza a los titulares de los datos los derechos que les otorga la ley, a través de procedimientos definidos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

05 Datos sensibles

Convenir limitará el tratamiento de datos personales clasificados como sensibles a lo estrictamente indispensable, y solicitará consentimiento expreso a los titulares —o a sus representantes legales cuando el titular esté física o jurídicamente incapacitado— informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.

06 Datos de menores de edad

El tratamiento de datos personales de menores de edad está totalmente prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

07 Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el tratamiento requiere la autorización previa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

08 Casos en que no se requiere autorización

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

09 Atención de peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de la información podrán presentar ante Convenir solicitudes de consultas, peticiones y reclamos, que serán atendidas conforme a la Ley 1581 de 2012:

• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10 Vigencia

Esta política rige desde el 1 de julio de 2014 y hasta el momento en que la entidad contratante disponga la suspensión de la actividad contratada (el servicio de recuperación de cartera). Convenir mantendrá bajo custodia las bases de datos por un periodo no menor a diez (10) años contados a partir de la finalización del contrato con la entidad contratante o con sus empleados.